Приглашение на опрос пример


Введение

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.


Требования СТБ 6.38-2004

 

Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб Республики Беларусь;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и дру­гих органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 — код документа по [3];

5 — наименование вышестоящей организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного подразделения;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания;

15 — гриф ограничения доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входя­щих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки ор­ганизационно-распорядительной документации и бланков, приме­няемых при их оформлении.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроиз­веденными на нем реквизитами, содержащими постоянную инфор­мацию, и местом, отведенным для переменной.

Организации независимо от формы собственности разрабаты­вают бланки, которые используются при подготовке организацион­но-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания доку­ментов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу докумен­та, для изготовления всех следующих страниц используют стандарт­ные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изго­товлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих даль­нейшее тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и ниж­нее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей блан­ка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо про­водить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответ­ствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного ва­рианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посе­редине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори­зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая организация должна разрабатывать и применять ус­тановленные стандартом виды бланков организационно-распоряди­тельных документов — общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться такие распорядитель­ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых лис­тах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

Допускается изготовление специальных бланков для кон­кретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год

На бланках конкретных видов документов используются все ре­квизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», ко­торый печатается прописными буквами без разрядки (пробелов меж­ду буквами) и в кавычки не заключается.

Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

(Эмблема)

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование опрос вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации

ЗАГАД ПРИКАЗ
_________№________

Месца складання або выдання Место составления или издания

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные орга­ны и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (да­лее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут раз­рабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным располо­жением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей

арганiзацыi организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

Найменне структурнага Наименование структурного

падраздзялення подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные

 

Камерцыйныя даныя Коммерческие данные

________№___
На №____ ад ___

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной поли­графии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хра­нится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учет­ные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в орга­низации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).


ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются ре­квизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) по­мещают на бланках документов и угловых штампах организаций в со­ответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядо­чении изготовления и использования бланков документов с изображе­нием Государственного герба Республики Беларусь».

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об обществен­ных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005г. №36-3 с изменениями и дополнениями политиче­ские партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмбле­му— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юри­дических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февра­ля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-3 «О товарных знаках и знаках обслуживания».

Зарегистрированное согласно установленному порядку изобра­жение эмблемы (товарного знака) организации помещается на блан­ках организаций в соответствии с учредительными документами (ус­тавом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут по­мещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наиме­нование организации». Организации негосударственной формы собственности при про­дольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) органи­зации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой стро­ки реквизита «Наименование организации».

Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управ­ления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Об­щегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классифи­катору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентяб­ря 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа про­ставляется только на унифицированных документах, названия форм ко­торых включены в ОКУД.

Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При на­личии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, долж­но соответствовать наименованию, установленному правовым актом (ус­тавом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав)

Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, приглашение на опрос пример если оно является юридическим лицом. Пример:

Витебский областной исполнительный комитет

Отдел по архивам и делопроизводству

Если документ подготавливается совместно двумя и более ор­ганизациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наимено­вания организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации). Пример:

Министерство финансов Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помешают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасполо­жения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Мини­стров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

Пример:

ул. Якуба Коласа, 15, 211400. г. Полоцк, Витебская обл.

Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) по­мещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: теле­графный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автома­тической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

Название вида документа (реквизит 10). Вид документа оп­ределяется его назначением и содержанием. Название вида докумен­та должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 — индекс структурного подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — по­рядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступаю­щие от других организаций и физических лиц документы, требую­щие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых све­дений о документе в регистрационные формы, присвоении докумен­ту соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельст­вует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Документы направляют в адрес организаций, их структурных под­разделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допуска­ется его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это опре­делено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наиме­нование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько одно­родных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример:

Республиканские органы государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однород­ных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

Пример:

Руководителям республиканских органов государственного управления

На документах, направляемых в республиканские органы государст­венного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последую­щими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует ука­зывать автора инициативного письма независимо от значимости ос­тальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в че­тыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляет адреса, наименования орга­низаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».

Пример:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул. Коллекторная, 10

220084, г. Минск

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Ковалевой А. И.

д. Гриневичи, 5

223138, п/оКрайск

Логойский р-н

Минская обл.

Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А. И. Новиков
23.06.2005

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наиме­нование должности лица, утвердившего документ, включается пол­ное наименование организации. Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Республики Беларусь
Подпись А. В. Ветров
25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лица­ми грифы утверждения располагают на одном уровне. Пример:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Прогресс» Директор ОАО «Электроника»

Подпись Б. В. Кравцов Подпись А. И. Свиридов

15.06.2005 15.06.2005

При утверждении документа постановлением, решением, прика­зом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

5.06.2005 №32

ИЛИ

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания акционеров

28.06.2005 №15

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или ин­струкцией по делопроизводству. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают пропис­ными буквами без кавычек и пробелов.

Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки ру­ководителем при рассмотрении поступивших или внутренних доку­ментов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верх­нем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней ука­зываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок испол­нения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Пример:

Сидорцову М. Н.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.06.2005

Подпись

15.06.2005

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за ис­полнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резо­люция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшива­ется в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распо­рядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, долж­ны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста доку­мента, точно называть управленческое действие и грамматически со­гласовываться с названием вида документа. Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии;

протокол (чего?) собрания акционеров;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора...

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Пример:

Об утверждении отчета

и проведении выборов ревизионной комиссии

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Рес­публики Беларусь, сокращенные наименования организаций и обще­принятые сокращения. Пример:

О внедрении СТБ 6.38-2004

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строч­ными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных зна­ков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отме­чать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах фор­мата А5 (148х210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.

Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным ка­рандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускает­ся отмечать уголками при изготовлении бланка.

Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «При­ложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отмет­ка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества лис­тов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабски­ми цифрами. Пример:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий при­ложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г. № 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложе­ние — не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений ука­зывается, в какой адрес посылается приложение. Пример:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет. Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.

К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

Подпись (реквизит 23) — обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит на­звание учреждения, указывается только видовое наименование организации. Пример:

Директор института Подпись Т.А.Ларионов

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации. Пример:

Директор Белорусского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела Подпись В.В.Федосов

В научных и учебных организациях в составе реквизита «Под­пись» могут указываться ученые степени и звания.

Пример:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор Подпись А.И.Новиков

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписы­вают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Пример:

Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»
Подпись А.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в по­следовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Директор Подпись Б.Г.Морозов
Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий. Пример:

Председатель комиссии Подпись АТ.Лавров

Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

Подпись Т.А.Тарасова

Подпись А.Г.Уралова

Документы коллегиальных органов подписываются председате­лем этого органа и секретарем. Пример:

Председатель Подпись В.И.Кириллов
Секретарь Подпись А.А.Купрейчик

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, испол­няющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работни­ка, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И о.» или «Зам.». Не допускается ста­вить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии. Если подписываются распорядительные документы, то допуска­ется подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом при­ложении и указывает на связь этого приложения с основным докумен­том (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф прило­жения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядко­вого номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печат­ных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2

к постановлению

Министерства здравоохранения

Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Пример:

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

18.02.2005 №8

Гриф согласования (реквизит 25) — реквизит документа, вы­ражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юри­дической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согла­сованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри ор­ганизации — со структурными подразделениями и должностными лица­ми (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и непод­чиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласова­ние оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наимено­вания должности лица, с которым согласовывается документ (вклю­чая полное наименование организации), личной подписи, ее расшиф­ровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Пример:

согласовано

Директор государственного учреждения
«Национальный архив Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
25.01.2005

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т. д), гриф согласования оформляют по форме:

согласовано

Письмо Министерства финансов

Республики Беларусь

30.01.2005 №12-34/41

ИЛИ

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 №1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагают­ся на одном уровне.

Пример:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А. А. Ветров Подпись В. Г. Бондарь

14.06.2005 14.06.2005

При отсутствии места на документе оформляют лист согласова­ния. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

Подпись

Дата

Заполненный лист согласования прилагается к проекту доку­мента.

Визы (реквизит 26) — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должност­ного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А. В.Смирнов

25.06.2005

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визиро­вания устанавливаются нормативными правовыми актами организа­ции и зависят от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исхо­дящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо ис­правления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излага­ются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «За­мечания прилагаются». Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими долж­ностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под дру­гой в порядке визирования.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2005

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005

Главный бухгалтер

Подпись Л.М.Левентова

23.06.2005

Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, про­токолом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознаком­ления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наиме­нование должности работника.

Пример:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
20.07.2005

Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова
21.07.2005

Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
22.07.2005

Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Респуб­лики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государ­ственные органы и иные государственные организации в соответст­вии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».

В негосударственных организациях используются печати с соб­ственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В организации могут использоваться простые печати. Они воспро­изводят наименование соответствующего учреждения или его структур­ных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положе­нии о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.) Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лице­вой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печа­тают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отмет­ка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия испол­нителя и номер его служебного телефона, который печатают без зна­ков препинания.

Пример:

Иванов 220 40 51

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Суг обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке — индекс структурного подразделения, в кото­ром готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла. Пример:

2 Иванов 2204051

ТН 15.02.2005 с1-3 об-1

Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия докумен­та — документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, ко­торые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Т.Леонов

25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересы­лается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организа­циях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах органи­зации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Пример:

Верно

Подпись А.П.Германович

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свиде­тельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты. Пример:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись

16.05.2005

ИЛИ

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполне­ния и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера ис­полнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Ре­зультаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан уст­ный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих докумен­тах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса докумен­та. Для проставления отметки используют штампы. Пример:

ЗАО «Маяк»

26.02.2005

№342

Отметка о поступлении является свидетельством принятия орга­низацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроиз­водстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.


ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст — главный смысловой реквизит документа, он выра­жает содержание управленческого действия.

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора по­сле пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей ма­шинке) или 12,5 мм (на компьютере).

Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого ре­шения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

К текстам организационно-распорядительных документов предъ­является ряд требований. Главные из них— достоверность и объектив­ность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, дол­жен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля от­носится широкое применение устойчивых языковых формул.

Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматиче­ски и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т. д.

Текст документов может состоять из двух или трех смысло­вых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в пер­вой излагаются причины, основания и цели создания документа, во вто­рой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа могут быть три смысловые части: первая — вве­дение, где излагаются причины создания документа, вторая— доказа­тельство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья— заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключитель­ной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обос­новании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения.

Если основанием для создания какого-либо документа по­служил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид, дата, номер и заголовок. Пример:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изобра­жением Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

В документах применяют термины и определения, установ­ленные действующими стандартами и терминологическими словаря­ми, которые способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в од­ном из своих значений.

При изложении требований в тексте документа применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требует­ся», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует», «не должен», «не подлежит», «не могут быть» и др.

Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наи­меньшим значениям величин, применяют словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

При изложении в тексте документа требований, допускаю­щих отступления, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и др.

Использование сокращенных слов и словосочетаний умень­шает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреб­лении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делят на разделы, подразде­лы, пункты и подпункты. При делении текста документа на пункты и подпункты необхо­димо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную ин­формацию и составлял его отдельное положение.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа. Пример:

1,2,3 и т.д.

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разде­ленные точкой (1.1., 1.2., 1.3. и т. д.), а номер пункта— номера разде­ла, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т. д.).

Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его на­личии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.З.4., 1.2.3.5. и т. д.).

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не ну­меруют, а выделяют абзацным отступом.

Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответ­ствующих разделов, подразделов, пунктов.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением обще­признанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

В тексте документа (как правило, внутри пунктов или под­пунктов) могут быть приведены перечисления.

Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, кото­рые используют только в первой строке. Вторую строку в перечисле­нии приводят без абзацного отступа.

Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

В тексте документа не допускается применять:

обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисун­ков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значения­ми величин (следует писать слово «минус»);

математические знаки величин без числовых значений, напри­мер: > (больше),< (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент) и т. д. (следует писать словами «номер», «процент» и др.);

знак Æ для обозначения диаметра (следует писать слово «диа­метр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед размерным числом следует писать знак Æ.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, мот составляться на языке страны адресата, белорусском, русском или иностранном языке.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, пре­имущественное употребление простых распространенных предложений.

Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) на русском языках.

В организационных документах, устанавливающих права и обязан­ности организации, ее структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), текст излагают от третьего лица единственного числа: «отдел осуще­ствляет функции», «комиссия постановила», «объединения входят» и т.д.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единст­венного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и д.р.

В других видах организационно-распорядительных документов текст излагают: от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить» и др.;

от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение» и др.;

от третьего лица единственного числа: «министерство не возра­жает», «БелНИИДАД считает необходимым» и др.

Текст протокола составляется от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» и др.

Техническая и проектная документация готовится на белорусском или русском языке, а с учетом предназначения — на другом языке.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, тра­фарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Текст-трафарет— форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура тек­ста — это грамматически связный текст.

В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, кон­трактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т. д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информа­ции, которую следует вносить в пробелы.

Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, как в пределах одной организации, так и системы одно­родных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на со­ставление документа, т. к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т. е. лишь на переменной кон­кретной части информации, место которой заранее предопределено.

Фактически заполняется заранее составленный документ, по­этому исключается стадия черновика, а фиксированное расположе­ние информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В настоящее время широкое распространение получили анке­ты — опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно со­бирать любые сведения по заранее разработанной определенной про­грамме. В анкете текст формализован, информация расположена в стро­го зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной — их характе­ристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да — нет», развернутым ответом, чи­словыми показателями.

Требования к документам, изготовляемым с помощью

технических средств

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5— через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техни­ки осуществляется в редакторе Мicrosoft Words, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифт не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые норматив­ными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа,

При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии Приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Пример —

СОГЛАСОВАНО

1,5Председатель Комитета

1 по архивам и делопроизводству

1 при Совете Министров

1 Республики Беларусь

1,5 Подпись В. И. Адамушко

1,5 Дата

2 СОГЛАСОВАНО

1,5Протокол заседания

1 экспертного совета

1,501.02.2004 №09

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным меж­строчным интервалом.

Пример —

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

при Совете Министров

Республики Беларусь

Одинарный

Подпись В. И. Адамушко

Одинарный

Дата

Полуторный

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Министр экономики Точно 14 пт

Республики Беларусь

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1- после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Под­пись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНО­ВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограниче­ния доступа». «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатают коды по [1] — [3].

При наличии нескольких грифов утверждения и согласова­ния их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка ставят

Если в тексте документа имеются примечания или выде­ленная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» пе­чатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается пе­чатать на двух сторонах листа.


Источник: http://just.grodno.by/arhivnoe-delo-i-deloproizvodstvo/arhiv-normativnye-pravovye-akty/293-trebovaniya-stb-638-2004.html



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Интердевочка (1989) смотреть онлайн или скачать фильм через
Проза на тему образ яВ прозе для подруги просто такОткрытка с днём победы с поздравлениямиЗашла на страничку стихОформляем альбом с днем рождения


Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример Приглашение на опрос пример


ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ